Esta herramienta facilita a las administraciones territoriales poner a disposición de la comunidad educativa –estudiantes, docentes y padres de familia- los textos escolares, libros de referencia (consulta), de literatura infantil y juvenil (lecturas complementarias), parte de los medios educativos disponibles que apoyan los procesos de enseñanza y aprendizaje, en su búsqueda por mejorar la calidad de la educación con mayor autonomía y responsabilidad por parte de los establecimientos educativos en las decisiones sobre adquisiciones que apoyen el Proyecto Educativo Institucional –PEI- y la mayor eficiencia en la utilización de los recursos.

El proceso está de acuerdo con la Ley 80 de 1993, y las casas editoriales y distribuidores autorizados pueden participar en él con su oferta, identificada a través del sistema ISBN evitando así libros piratas y favoreciendo las transacciones directas con los proveedores. La convocatoria es abierta y pública.

Un elemento a destacar de la naturaleza del sistema de vitrina pedagógica es el cobro y el pago centralizado en desarrollo de la contratación estatal que alivia el manejo operativo y administrativo tanto a las entidades territoriales como a cada uno de los proveedores. De este modo, la Cámara Colombiana del Libro se convierte en un aliado estratégico de las secretarías de educación para la realización de las vitrinas pedagógicas. La Cámara, entidad de carácter gremial y naturaleza privada, es contratada para su operación garantizando la calidad, originalidad, novedad, actualidad y precios con descuentos apropiados del material bibliográfico ofrecido en el evento, la seriedad e idoneidad de los expositores, la entrega efectiva y a tiempo de los pedidos. Además contribuye a la ejecución apropiada, transparente y controlada de los recursos financieros asignados a cada institución y la igualdad de condiciones de participación  para todos los oferentes antes, durante y después del evento.